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浅析财务观点的表达

编辑日期:2016-07-29作者/编辑:阅读次数:440

财务人员常常给人谨慎保守和不善表达的职业形象,这也不能全部说是偏见,主要还是大多数财务人员自己“闷”出来的。由于受专业训练的固定格局所限,财务人士的工作重心常常聚焦于数字,而忽略了数字报告背后的沟通对象。

一份报告所要表达的主题与技术复杂程度往往需因人而异,给非财务人员看的就要简明扼要,避免生僻却又不作交代的专业术语,而给直属上司的可以多些技术论证。很多财务专业人士的通病就是过于注重技术细节,让人看得一头雾水;一个真正懂得表达的人一定是遵循由外而内的思维过程,根据读者对报告内容的了解程度而做必要的调整,或加入背景介绍,或从关键要点入手等等。

有的财务报告是数据多,提炼少,缺乏要点,核心内容不够精炼深刻。无论是演示稿还是数据表,洋洋洒洒写了一大堆,多半是数据的罗列,听报告的人听完之后,走出会议室,什么都没带走。数据只能说是基本素材,只有经过提炼之后才能成为有价值的信息。比如说一张实际费用与预算的对照表,在算出各个部门的各项支出对比之后,你最好能整理出一条“用一句话就能概括”的信息,比如说,“除了营销部门三月份的一次性展览超支,其它部门的费用都在预算之内”,这才是画龙点睛之笔。财务人员一定要学会 图表 、说明 、 信息提炼的表达方式。

还有文本的组织,很多人喜欢把自己耗时最长、研磨最深或是最有心得的那块内容拿出来作为重点讲解,自以为展现的是精华,却忽视了整体结构,让读者无从下手。要把一个主题表达清楚,结构最重要。应当是由粗到细,由大到小。在起草一个报告的时候,第一步不是动笔就写,而是先化时间设计结构,比如分哪几个部分来讲,每个部分又有几个小点,数据图表又该在哪里作为辅助材料切入?这种“以终为始”的写报告方法给人以简洁轻灵的感觉,也更容易让人接受。报告的开头常常就是结论或核心观点,然后再分项阐述数据支持的明细。有时正文可能就一页而已,所有的支持材料都作为链接文件放在附录里了。

财务工作专业性比较强,要把复杂的财务流程和数据讲清楚,实在不是一件容易的事。如果能学着做一些知识总结,特别是通过画流程或者书写操作指南的方式去把知识要点总结出来,把操作要领写出来,表达力一定会有质的提高。

要从埋头于数字到直接面对沟通对象,提升的不只是表达力,这更是一个财务人的职业转型过程,财务人员要从一个简单的素材加工者变成一个故事的叙述者。